6 Fragen, die jeder Projektmanager seinen Kunden stellten sollte

Bonus: 7 W-Fragen für erfolgreiches Projektmanagement

21. Dezember 2018 | Thema: Projektmanagement

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Ein Projektmanager kümmert sich vor allen Dingen um ein Projekt, die daran beteiligten Personen und um den dahinterstehenden Prozess. Doch um diese Punkte zu erfüllen, gilt es zu wissen, was ein erfolgreiches Projekt überhaupt ausmacht und welche Informationen benötigt werden, damit das Projekt erfolgreich eingesteuert werden kann.

Ziemlich jedes Projekt startet mit einem Kick-Off-Meeting gemeinsam mit dem Kunden. Dieses Meeting ist für Sie als Projektmanager mit das wichtigste Meeting im ganzen Projekt – hier haben Sie die beste Chance, all Ihre Fragen zu stellen, und diese auch beantwortet zu bekommen, denn zu diesem Termin nimmt sich auch Ihr Kunde Zeit! Ein Kick-Off Termin stellt somit die Basis für ein Projekt dar. So können Sie direkt zu Projektbeginn Prozesse und Erwartungen auf beiden Seiten abstimmen.

Ich zeige Ihnen nachfolgend nun einige Fragen, die Sie Ihren Kunden beim ersten Meeting unbedingt stellen müssen, um ein erfolgreiches Projekt zu starten.

Sie sind Projektmanager, Marketing Manager oder Vertriebsleiter eines B2C oder B2B Unternehmens und wollen sich auf ein anstehendes Digitalprojekt vorbereiten? Hier erfahren Sie, was Sie in einem Kick-Off-Meeting bei der Digitalagentur Kommdirekt erwartet. Lesen Sie weiter oder kontaktieren Sie uns direkt mit Ihrer Projektanfrage.

Projektmanager Frage #1: Was ist das Ziel des Projekts?

Ein Ziel stellt einen Fokus dar und hilft somit dem ganzen Team, das Projekt und dessen erfolgreichen Abschluss immer vor Augen zu haben. Bringen Sie das Ziel immer wieder auch bei internen Projektabstimmungen mit ein oder stellen Sie es sichtbar und greifbar dar, damit es jeder sehen kann.

Projektmanager Frage #2: Hat das Projekt eine zeitliche Deadline? Gibt es auf dem Weg dorthin Meilensteine oder wichtige Termine, die berücksichtigt werden müssen?

Diese Frage ist die wichtigste Basis für erfolgreiches Projektmanagement und die Steuerung von Projekten. Ohne die Terminierung laufen Ihnen jedes noch so vermeintlich kleine Projekt aus dem Ruder! Erstellen Sie daher unbedingt auf Basis von festgelegten Terminen einen Projektplan und stimmen Sie diesen vor der Umsetzung mit Ihrem Kunden ab. Beachten Sie hierbei auch wenn möglich direkt Abwesenheiten von Ihrem Ansprechpartner und klären Sie mögliche Vertretungsregelungen. Halten Sie die Termine und Planungen am besten auch in einer Software fest, sodass jeder Projektbeteiligte zu jeder Zeit darauf zugreifen kann.

Manche Terminvorgaben mögen unrealistisch sein. Nutzen Sie hierfür den Kick-Off-Termin, um offen darüber zu sprechen. Planen Sie gegebenenfalls Ausbaustufen, um mit einer Basis-Version zur Deadline auf den Markt zu gehen.

Manchmal gibt es auch gar keine Terminvorgaben – doch auch hier ist es wichtig, dass Sie einen Projektplan erstellen und einen festen Termin vor Augen behalten. So kann sich Ihr Team auch an Vorgaben halten.

Projektmanager Frage #3: Wann ist ein Projekt für Sie (als Kunde) erfolgreich?

Nicht nur ein zeitliches Ziel sollte gesetzt werden, sondern auch ein Qualitätsziel. Arbeiten Sie eng mit dem Kunden zusammen und stimmen Sie die Erwartungshaltung schon zu Beginn ab. Nur so können Sie wissen, auf was Sie bei der Umsetzung unbedingt achten müssen!

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Wann ist ein Digitalprojekt erfolgreich? Um das zu beantworten, hilft Ihnen vielleicht ein Blick auf ein paar erfolgreiche Beispielprojekte. Lassen Sie sich von unseren erfolgreichen Websites, Marketing-Automation-Kampagnen und mobilen App-Lösungen inspirieren!

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Projektmanager Frage #4: Wer ist für welche Projektaufgaben auf Kundenseite verantwortlich und an wen können wir uns wenden? Inwieweit ist die Geschäftsführung involviert?

Verantwortungsbewusstsein ist eine der wichtigsten Eigenschaften, die ein Projektmanager mit sich bringen muss. Es ist zum einen wichtig zu wissen, wer auf Kundenseite welche Verantwortlichkeit übernimmt – die Verantwortlichkeiten sind aber genauso im Team gegeben. Wichtig ist, dass diese klar definiert sind, sodass keine Missverständnisse entstehen. Bleiben Sie organisiert und stellen Sie die Wichtigkeit Ihres Projektes stets dar, sodass sich jedes Teammitglied für seine Arbeit verantwortlich fühlt.

Und auch auf Kundenseite sollten Sie als Projektmanager mit der Gesamtverantwortung über das Projekt wissen, wer Ihr Ansprechpartner ist und wer über Freigaben, Budget und wichtige Punkte entscheidet. Und genau diese Person müssen Sie ins Boot holen und im Projektverlauf stets auf dem aktuellen Stand halten! Fragen Sie in diesem Zuge direkt auch nach, welche Kollegen auf Kundenseite noch in der Projektentwicklung beteiligt sind.

Projektmanager Frage #5: Hatten Sie ein ähnliches Projekt bereits in der Vergangenheit – und welche Erfahrungen nehmen Sie daraus mit?

Erfahrungen, egal ob positiv oder negativ, sind ein wichtiger Bestandteil unseres Lebens. Erfahrungen aus früheren Projekten lehren uns sehr viel für kommende Projekte. Wenn Ihr Kunde bereits ähnliche Projekte durchgeführt hat, kann er Ihnen vielleicht einige Punkte nennen, die damals gut oder nicht so gut gelaufen sind. So lernen Sie damit nicht nur aus Ihren eigenen Erfahrungen, sondern auch aus denen Ihres Kunden. Mit dieser Frage können Sie also nur gewinnen!

Projektmanager Frage #6: Gibt es irgendwelche Hindernisse, an denen das Projekt bzw. ein erfolgreicher Projektverlauf scheitern könnte?

Als Projektmanager ist es Ihr Job, Projektkrisen und Risiken frühzeitig zu erkennen und zu behandeln. Sie versetzen sich für das Projekt sehr tief in den Kunden hinein, können sich aber niemals das Wissen und die Erfahrung in diesem Bereich aneignen, das Ihr Ansprechpartner hat. Warum also nicht direkt fragen, ob Ihr Kunde vielleicht schon ein Risiko erkennt oder befürchtet, bevor das Projekt überhaupt angefangen hat? Das Thema kann alleine schon bei der Terminfindung für einen Präsentationstermin starten. Sollten Sie hier keinen passenden Termin finden, gerät Ihr gesamter Projektplan in Gefahr. Spielen Sie also direkt mit offenen Karten und bereiten Sie sich auf mögliche Hindernisse vor.

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Bonus: Diese 7-W-Fragen sollten Sie unbedingt stellen

Noch pragmatischer als die oben aufgeführten Fragestellungen sind die 7 W-Fragen des Projektmanagements. Wenn Sie diese Fragen Schritt für Schritt durchgehen, haben Sie bereits Basisinformationen und können diese mit detaillierten Fragen gezielt ergänzen.

WO stehen wir? (Ausgangssituation, Anforderungen)
WARUM wird das Projekt gemacht? (Nutzen, Wirtschaftlichkeit)
WER ist involviert – auf Agentur-Seite und auf Kundenseite? (Projektorganisation)
WIE VIEL kostet das? (Budget und Kosten)
WAS soll damit konkret erreicht werden? (Ziele, Umfang)
WIE wird das Projekt strukturiert? (Struktur und Umsetzung)
WANN muss das Projektziel bzw. Teilziele erreicht werden? (Termine, Meilensteine, Zeitplan)

Die einfachen W-Fragen sind ebenso eine gute Möglichkeit, den Projektstand regelmäßig im Team durchzugehen – so kann sichergestellt werden, dass der Projektfortschritt sowie Meilensteine überwacht und der Projektplan eingehalten wird.

Kurz zusammengefasst

Gestalten Sie das Kick-Off Meeting auf keinen Fall zu kompliziert. Lassen Sie Ihren Kunden viel erzählen und nehmen Sie alle wichtigen Informationen auf. Stellen Sie Ihre Fragen einfach und pragmatisch – aber haken Sie an wichtigen Punkten zwingend nach. Scheuen Sie auch nicht davor zurück unangenehme Fragen zu stellen. Je mehr Sie aus dem Termin mitnehmen, desto weniger Fragen kommen im Projektverlauf wieder auf. Wenn alle Fragen von Beginn an intensiv diskutiert werden, steht einem erfolgreichen Projekt nichts mehr im Wege.